按号进行销号处理，这样便可以随时掌握实到c缺席人数和姓名了。

    2如果只要求人数，就只点签到卡的数量便可以了。

    二安排发言

    大会发言要事先排定人选和次序，秘书处可以提出初步意见，请领导确定。

    确定发言人应注意三个平衡。

    1领导人之间的平衡。高一级领导或主要领导的发言，如果是开幕词，动员性的c启发性的，应安排在第一发言。如果是总结性的，综合性的，则放在最后。如果是讨论发言，座谈发言，应交叉安排，以使会场更生动活泼。

    2单位平衡。发言单位的选择，应首先注意典型性，其次才照顾单位与单位之间的平衡。

    3内容平衡。发言人的内容应都是围绕一个主题内容，不同内容安排在一起不便于集中思考和会后讨论，因而效果不好，如果内容属同类，可以只安排一个人发言。

    三记录

    会议记录是对发言内容进行的客观文字记录，以便进行分析c研究c综合c整理，它是会议简报c纪实c决议的主要依据。因此，一次重要的会议，都应当有专人记录。

    会议记录有的使用专门印制的会议记录本，有的是一般的笔记本，不论哪一种，都应当标明：会议名称c时间c地点c出席人c列席人c缺席人c主持人c发言人和记录人。

    记录分详细记录和摘要记录，记录要真实c准确c完整，摘要记录也不要把发言的重点内容c基本主题漏掉。

    四选举

    大会如果有选举议程，应当倍加慎重，因为选举是实行民主c平等的一种重要形式，是代表们行使权力的具体体现。

    1准备选票

    事前应核对具有投票权的人数，弄清候选人的名单，然后印制选票。选票应印两套，其中一套作为第一次无效时备用，选票应盖上秘书处印章，由专人密封保存。

    2投票

    根据投票人的多少，准备投票箱，人数多的会议，投票箱按区分设，要事先划定投票路线和投票顺序；为了避免混乱，在开始投票时可由一个人进行引导，引导每一排排口上的第一人走上投票路线。

    在票箱前要有大会推选监票人监票。投票前，大会主持人要讲清楚投票注意事项。

    3选举统计

    打开票箱后，先核对投票张数与发票张数是否一致。多于发票数的，则为选举无效，应重新投票。每一张票有效c无效，按大会规定统计。

    五服务和保卫

    1音响装置要反复调试，音量c音质调到最佳位置。

    2做好茶水供应。

    3主席台座位要放置小毛巾c铅笔c纸张。

    4会议内外要安排好安全保卫工作。

    会议外的工作礼仪

    在会期较长的情况下，如几天c十几天，除以上会场上的工作外，会议组织者主要是秘书处在会场外还有某些工作要做。如；

    一统计人数

    大会开始后，即应精确地统计人员：原计划人数c通知人数c报名人数c参加每次会议人数c每次会议缺席人数c投票人数等。

    还应统计缺席人员的姓名c原因等。

    二编发简报

    会议期间，为了互通情况，还要编发简报。

    编写简报主要依据会议记录来拟写，简报应意简言明c印发迅速c及时发给各位代表。

    大会秘书部门还要在会议文件工作上做大量工作，整理发言稿，起草纪要c决议等，还要对文件做印刷c分发c回收c立卷c存档c保管c备卷等一系列工作，使会议的进程c面貌c成果得到记载和保存。

    三组织活动

    大型会