启动安妮努力的工具。

    （５）"麻烦你过目，看看妥否？"这是安妮接下来要做的事。

    （６）"给予关注，并给予修改意见"：也是安妮接下来要做的事。

    （７）"哈利可能会特别留意这几个地方，不知我们能否满足他的需求"：许多公司的实际状况就是如此，必须保证工作的顺利完成，一个人会注意到期望的目标。在这封电子邮件里，达到期望目标指的是要让哈利满意高兴。

    （８）"请打个电话给我"：是安妮接下来要做的最后一件事。

    （９）"搞定这事，节省你的时间与精力"：安妮接下这项任务，会使自己在什么方面有所收获呢？她自己能有什么结果呢？

    ▲这封电子邮件用字不到２００（英文可能不到１００）。

    ▲只有十句话。

    ▲然而五个大家都会关注的重点都一一罗列出来，且在他们的脑海中打上了深深的印记。多加练习，你会用更少的空间，给对方提供更多信息。

    28．简报愈短愈好

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    简报太长有弊端

    如果你能留意一下那些向管理阶层做的简报，或者读一些太长的报告，就不难发现，那些报告之所以失败，常见的原因主要有三个方面：

    ▲大多数职员并不知道自己的主管在作决策时，如何使用这些数据资料，因而也就不之道什么对主管才是最重要的。

    ▲许多职员只知道这些数据资料，而不知道这些数据资料如何就能成为证明论点的论据。所以，他们只好一味将数据堆在纸上，然后等待主管从这些杂乱无章的资料中提取论点。

    ▲这些职员如果不是将数据资料当作垃圾倾倒，就是漫无边际地说一大堆胡言乱语，而对主管需要听到的重点丝毫未提。

    面临这种情况，大多数主管会迫切地嚷道："给我摘要，讲重点，帮我快速作决策，否则不用你，我自己来！"要知道，这些主管也在做自己的工作，他们跟自己的员工一样被乱七八糟的事情所围剿；他们也有自己的职责，跟你一样也是从这乱七八糟的噪音中去分辨什么才是重要的，而且必须快速作决断，然后继续自己的工作。

    其实，不论是文字、数字还是图表，这些形式都可以帮助你把必须报告的内容提炼成一页精华摘要，并且将焦点放在真正事关重大的谈话与决策上。

    ２００３年，美国联邦政府资讯技术上的预算支出为五百亿美元。预算管理局副局长马克佛曼的职责，就是向总统布什报告预算支出的进度，以及如何用这些预算去支持布什总统在诸如国土安全等问题的整体议题。在佛曼的进度简报中，所有联邦机构的进度分类，如人才资产与金融管理，都用图像显示，并且用红、黄、绿jiāo通信号灯的颜色标示。这种明显的标志，为他和布什总统顺利进入对布什总统而言最重要的主题提供了方便。

    在布什做报告时，佛曼必须提供所有的数据来支持他，但不同的是他用颜色说明自己的数据信息，只有总统随后继续提问时，佛曼才会将总统需要的数据一一"倒出"。

    有用的简报，是领导人与其他人沟通的重要媒体。当一个主管一旦作了决策后，他就必须将自己的这些决策告诉其他人，而要使其他人知道自己的决策正确，这就必须要有简洁而确凿的事实。可见，简洁的精华摘要，即用重要的数据资料说明事项是至关重要的。

    雪莉富兰克林是美国第一位女xìng市长，当她接管亚特兰大市仅仅两天后，就不得不宣布，该市２００２年面临