图71详细阐述了她所使用的具有挑战性的方法，有六个主要的因素：提前参与c准备c方针c明确职责c基本原则和一致性的控制。我们来依次研究一下每个因素。

    使小组成员参与到制定会议议程的过程中

    提前准备

    在一开始就做好准备

    时间采取一致性的控制基本原则

    议程角色

    回顾以及达成一致

    图71怎样组织一次高效的会议

    提前参与

    汉娜的第一步是忽略调查的结果她的客户是部门中的员工，她想让这个会议议程成为他们真正所需要的。对于目前公司存在的问题，员工们的反应很被动。另外，调查问卷中对于员工的惟一区别只是在经理和非经理人员之间做出选择，使员工的参与感下降很多。

    因此，她给每个员工发了一封积极的c带有部门领导签名的信，请他们填写不需很格式化的调查问卷并将其交回。这个问卷很简单，他们只需写下四个他们曾经遇到过的最重要的与工作或本领域相关的问题以及相应的建议，另外还要写下四个最重要的c公司所面对的外部或者全球性的问题及解决方案。

    事后，汉娜意识到应该同时询问他们在工作中的成就和原因，以使考虑更全面。这个调查只是关注公司曾经发生过的问题，这就奠定了主基调，这一点是汉娜在当时没有继续询问的。针对与员工相关的问题，同时强调正面和负面的影响是一个更有效的方法。

    第七章如何成功组织会议3

    最后的一个细节是让回复者输入相应的编码以确定她或他的角色或地位。汉娜最终决定小组会议由不同部门的成员组成。由于不同部门间可能存在同样的问题，同时如果在本部门的领导不在的时候，大家更可能畅所欲言。

    根据会议主持者的事先安排，会议中应该使用录像机进行记录，但最后，汉娜决定放弃使用这一工具。她对我说，用它会使会议变得非常糟糕：“主持会议的人使用设备的技能很差，会使得交流的水平和辩论的质量都很低，讨论的问题也会从世界性的大问题转到琐碎的小问题，讨论的质量会严重下降”

    就像上面所提到的，如果讨论拒绝那些重要的问题，即使我们进行讨论，也只会是那些不重要的c肤浅的问题。

    准备

    汉娜预订了一个大小合适c设备齐全的会议室，距离所有部门都还比较近，但它并不属于单独某一部门，房间也整理得比较舒适。根据问题的优先顺序和会议的长短，日程必须提前发出去。这虽然是小事情，但是如果没有处理好，可能会出问题。

    方针

    汉娜并不需要做很多制定方针的工作，因为会议所讨论问题的来龙去脉已经很清楚所讨论的事项及其原因已经设定好了。但是在每次会议开始的时候，她都会在开场白中简要说明，员工很少有机会参与解决与工作相关的问题，故应充分利用这次机会，她还希望员工表现出怎样的热情和责任。

    明确职责

    汉娜非常明确她的职责是什么，并且知道为什么。这有利于确定她的预期目标以及对确定性的掌控。在这项特殊的任务中，作为一个会议组织者，她应该：

    l 促进形成友好的讨论气氛。

    l 确保客观性。比如：讨论时没有针对个人的恶意攻击或讨论个人问题。

    l 确保有效的时间安排。

    l 确保在整个会议中坚守一致性原则，比如：所有的评论性总结都应由会议组织者作出，这可以避免会议和评论过于个人化。

    l 不带有自己的任何见解作为一个会议组织者这样做是合适的。

    l 当会议讨论出现某些障碍时，要充当促进大家思考的催化剂